Hur jag organiserar det hela

Tänkte berätta lite om mitt sätt att organisera uppgifter i Rememberthe Milk (RTM). Jag har tidigare beskrivit  hur jag använder virtuella platser men nu tänkte jag skriva lite mer om hur jag prioriterar och strukturerar uppgifter.

Jobb och privat

Jag använder RTM både för privata uppgifter och sådana som relaterar till jobbet. Denna kategorisering använder jag etiketter (tags) för, där etiketten ”privat” indikerar att en uppgift är just privat. Då de flesta uppgifter jag skapar är jobbrelaterade har jag helt enkelt valt att inte ha någon specifik etikett för dessa. Alla uppgifter som inte har taggen ”privat” är alltså  jobbuppgifter.

Prioriteringar

Jag använder mig av tre övergripande prioriteringsgrupper bland mina uppgifter och använder tre olika RTM-listor för dessa. 

• ASAP – Här lägger jag uppgifter som när deras due-date kommer verkligen behöver göras så snabbt som möjligt. Här kan jag alltså inte bara uppgifter so mmåste göras just nu, utan också sådana som ligger i framtiden men när de väl blir aktuella pga att ett datum närmar sig behöver man hantera dem omgående.

 

• Duktig – Här lägger jag uppgifter som också har någon form av  tidsaspekt, men  som jag inte valt att prioritera. Denna listas primära syfte är att avlasta ASAP-listan, så att man inte får uppgifter som uppenbart nedprioriteras för att man skjuter upp dem gång på gång. Skälet till att listan heter duktig är att jag brukar känna mig väldigt duktig när jag betar av uppgifter på denna!

 

• Extra – Här ligger mer långsiktiga uppgifter som inte har någon speciellt viktig deadline. De är att betrakta som lite mer ”extra” helt enkelt.

Självklart kan uppgifter flyttas mellan listorna när man vill. Inom varje lista kan jag använda mig av RTM:s inbyggda prioriteringar, men jag använder inte denna funktionalitet som primär  prioriteringsmekanism (eftersom man inte kan ställa in ett default-prioriteringsvärde på sina uppgifter på samma sätt som man kan göra  för listor).

Dynamiska listor

Baserat på informationen ovan har jag sen skapat fem dynamiska listor i RTM och de är dessa jag kontinuerligt arbetar med under dagen (i telefonen, datorn och surfplattan). Kollar förmodligen på min RTM-lista minst 30 gånger under en dag för att kontinuerligt hålla koll på vad jag ska göra och medvetet prioritera.

Den dynamiska ASAP-listan är såklart den viktigaste och den kombinerar jobbuppgifter och privata, då de har hör prio. I övrigt  är det en dynamisk lista per låda i bilden.

Så jobbar jag!

Virtuella platser i Remember the Milk

Mitt favoritverktyg för att hantera alla mina uppgifter (privata såsom jobbrelaterade) heter Remember the Milk. Verktyget har stöd för att associera uppgifter med platser, vilket är ganska praktiskt. Man kan t ex lägga in "Kista Galleria" för uppgiften "Kolla på Galaxy Tab 10.1", sen plingar telefonen till när man är i Kista Galleria alldeles automatiskt. Personligen använder jag inte denna GPS-funktionalitet så mycket, utan främst konceptet kring virtuella platser.

Genom att skapa platser med namn såsom "Dator", "Telefon" och "Ledningsgruppsmöte" och sen skapa smarta filtrerade listor på dessa platser förenklar jag liver avsevärt. När jag t ex går från T-banan till kontoret tar jag upp telefonen och kollar på uppgifterna som har location:Telefon. Supersmidigt!

Ibland kan två platser behövas samtidigt, t ex att man måste göra en sak med datorn när man är hemma. I dessa fall väljer jag alltid att tagga uppgiften med den mest restriktiva av platserna, i detta fallet "Hemma".

Evernote - var sparade jag nu den där anteckningen?

Evernote låter dig spara alla dina anteckningar på ett enda ställe, fullt sökbart och du behöver aldrig bry dig om var du lagrade det. I stället för att lagra små worddokument eller textfiler här och där från möten och dylikt kan du använda en enda plattform för alla former av anteckningar, toppenbra. Ännu bättre blir det av att all information synkroniseras automatiskt via webben, så om du har flera klienter ser du alltid samma information. Funkar lika bra på din dator som på din iPhone (om man nu hade en iPhone!) och man har alltid samma informationsmängd i alla kanaler. Lägger man till något i telefonen syns det sen på datorn automatiskt (dock ej i realtid).


En trevlig feature är Evernotes web clipping, där du i en browser kan markera något, sen högerklicka och välja "add to Evernote". Då blir det automatiskt en ny anteckning i Evernote, med en tydlig länk till varifrån informationen klipptes. Det finns saker jag inte gillar med Evernote också. T ex så tycker jag att det är dåligt att det inte finns bra funktionalitet för att dela anteckningar med varandra, tycker också det är synd att det inte finns stöd för sökindexering mha Google Desktop. Har tidigare provat Microsofts motsvarighet (OneNote) men av någon anledning gillar jag Evernote bättre.

Länk: http://www.evernote.com/

Remember the milk - vad var det nu jag skulle göra?

Det finns en rad olika verktyg för att-göra-listor, men detta är min absoluta favorit. Den är så himla enkel, men ändå så kraftfull. Har redan övertygat en rad av mina kollegor/kompisar att detta verktyg är toppen och fått fler anhängare. Det är helt webbaserat, men funkar ändå offline. Det funkar lika bra i din telefon som i din dator, till och med om man inte har en smartphone med rätt app kan man SMSa direkt till Remember the milk och vips så åker en ny uppgift in i listan. Trots att det är ett webbaserat gränssnitt stödjs korta enkla keyboard shortcuts, vilket gör det väldigt snabbarbetat. Du kan också ladda hem plugins och gadgets till en rad olika plattformar mm. Toppen!


Länk: http://www.rememberthemilk.com/

Mindmeister - skapa mindmaps tillsammans!

Det finns en rad mindmap-verktyg där ute, men denna variant använder jag mest när jag vill dela information med medarbetare och kompisar. Om jag gör mer privata mindmaps använder jag Freemind, som är gratis men lokalt på en dator. Mindmeister däremot är helt webbaserat och tillåter flera att redigera en mindmap samtidigt. Är ibland lite buggigt, men det får man stå ut med när man vill vara i framkant av samarbetsverktyg! Det finns också andra varianter på liknande tema, t ex http://www.mindomo.com/ eller http://www.mind42.com/.

Man kan även skapa publika mindmaps, en av de bästa är en mindmap med olika samarbetsverktyg, där hittar man en massa godis kan man se här.

Länk: http://www.mindmeister.com/

Filmtipset - vilken film gillar du?

Filmtipset är egentligen inte något verktyg, men däremot en kär gammal favorit som jag använt i 8 år, inte många webbsidor man kan säga det om. Det började under studietiden då jag fick nys om några KTH-killar hade satt upp en ny filmsajt. Hela sajten funkar som ett slags neuralt nätverk och den berättar för dig vilka betyg just DU kommer sätta på filmerna, baserat på de betyg du tidigare satt. De använder helt enkelt din historia, sen viktar de andras betyg beroende på hur lika dig de tidigare tyckt. Mycket smart och väldigt kul.

Antal betyg jag satt? 660 filmbetyg, ganska ok va?

Länk: http://www.filmtipset.se/

Etherpad rockar!

Det här verktyget använder jag nästan dagligen till olika saker. Det är helt enkelt som Notepad i Windows men helt webbaserat. Fördelarna är att det går att redigera i realtid från flera användare samtidigt, så det är verkligen ett perfekt verktyg att samarbeta. Jag använder det för mötesanteckningar i realtid, listor av olika slag som jag vill komma åt från alla ställen, ja till och med enkel dokumentredigering i realtid. Jämfört med andra liknande lösningar som t ex Google Wave/Docs så gillar jag enkelheten i Etherpad, man behöver inga loginuppgifter eller så, det är bara att hitta på en egen URL som börjar på http://etherpad.com/.... så skapas en evig etherpad där (man kan också låta verktyget skapa en URL). Inte så säkert, men oerhört praktiskt!

För ett par månader sen så köpte Google Etherpad och det annonserades om att de skulle stänga ner applikationen, antagligen för att de kände att den drog uppmärksamhet från Googles egna Wave-projekt (som är något helt annorlunda och mycket större och därför krångligare). Det blev en sådan kommentarsstorm på Etherpads egna blog så att Google snabbt drog tillbaks uttalandet om att lägga ner Etherpad. Kul att man kan påverka jätten!

Länk: http://www.etherpad.com/