Tänkte berätta lite om mitt sätt att organisera uppgifter i Rememberthe Milk (RTM). Jag har tidigare beskrivit hur jag använder virtuella platser men nu tänkte jag skriva lite mer om hur jag prioriterar och strukturerar uppgifter.
Jobb och privat
Jag använder RTM både för privata uppgifter och sådana som relaterar till jobbet. Denna kategorisering använder jag etiketter (tags) för, där etiketten ”privat” indikerar att en uppgift är just privat. Då de flesta uppgifter jag skapar är jobbrelaterade har jag helt enkelt valt att inte ha någon specifik etikett för dessa. Alla uppgifter som inte har taggen ”privat” är alltså jobbuppgifter.
Prioriteringar
Jag använder mig av tre övergripande prioriteringsgrupper bland mina uppgifter och använder tre olika RTM-listor för dessa.
• ASAP – Här lägger jag uppgifter som när deras due-date kommer verkligen behöver göras så snabbt som möjligt. Här kan jag alltså inte bara uppgifter so mmåste göras just nu, utan också sådana som ligger i framtiden men när de väl blir aktuella pga att ett datum närmar sig behöver man hantera dem omgående.
• Duktig – Här lägger jag uppgifter som också har någon form av tidsaspekt, men som jag inte valt att prioritera. Denna listas primära syfte är att avlasta ASAP-listan, så att man inte får uppgifter som uppenbart nedprioriteras för att man skjuter upp dem gång på gång. Skälet till att listan heter duktig är att jag brukar känna mig väldigt duktig när jag betar av uppgifter på denna!
• Extra – Här ligger mer långsiktiga uppgifter som inte har någon speciellt viktig deadline. De är att betrakta som lite mer ”extra” helt enkelt.
Självklart kan uppgifter flyttas mellan listorna när man vill. Inom varje lista kan jag använda mig av RTM:s inbyggda prioriteringar, men jag använder inte denna funktionalitet som primär prioriteringsmekanism (eftersom man inte kan ställa in ett default-prioriteringsvärde på sina uppgifter på samma sätt som man kan göra för listor).
Dynamiska listor
Baserat på informationen ovan har jag sen skapat fem dynamiska listor i RTM och de är dessa jag kontinuerligt arbetar med under dagen (i telefonen, datorn och surfplattan). Kollar förmodligen på min RTM-lista minst 30 gånger under en dag för att kontinuerligt hålla koll på vad jag ska göra och medvetet prioritera.
Den dynamiska ASAP-listan är såklart den viktigaste och den kombinerar jobbuppgifter och privata, då de har hör prio. I övrigt är det en dynamisk lista per låda i bilden.
Så jobbar jag!
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar